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von Hubertus Hofkirchner -- Wien, 4. Oktober 2013
Da im Internetzeitalter die Informationstechnologie für Unternehmen immer strategischer wird, steigt auch der Druck, IT-Projekte fristgerecht fertigzustellen. Verzögerungen verursachen oft hohe Folgeschäden für ganze Unternehmen. Aber nicht nur dass sich die meisten IT-Projekte verzögern, fast ein Viertel wird sogar vor ihrer Fertigstellung abgebrochen. Offensichtlich geht es hier um viel Geld. Ist es wirklich unmöglich, hier etwas zu verbessern?
Das Experiment
Wir wollten mit einem Experiment prüfen, ob die normale Vorgangsweise beim IT-Projektmanagement durch eine innovative Anwendung des Social Web verbessert werden kann: Statt Projektmitarbeiter wie üblich nur jeweils ihre eigenen Projektaufgaben abschätzen zu lassen, ersuchten wir sie auch die Gesamtlaufzeit des Projektes vorherzusagen, einschließlich jener Teile für die andere Personen verantwortlich waren.
In der altehrwürdigen Tradition des Selbstversuchs testeten wir diesen neuen Ansatz gleich mit der Prognosesoftware, die wir selbst entwickelten: wir fragten die Alphaversion von Prediki, wann denn ihre Betaversion fertig würde. Um die Sache spannend zu machen, warfen wir auch noch etwas Preisgeld in den Topf und machten das Ganze so zu einem Wettbewerb.
Die Resultate waren erstaunlich: die "Top-Down" Konsensprognose war nicht nur einfach genauer als unsere normale "Bottom-Up" GANTT Planung, die aufgrund der hohen Komplexität um den Faktor 2 falsch lag. Sie war praktisch eine Punktlandung.
Wo ist die Magie?
In der Nachbetrachtung trugen gleich mehrere auffällige Faktoren in ihrer Kombination zu diesem Erfolg bei.
- Erstens hatte jedermann auf die erste Schätzung einen Einfluss. Später stellte sich heraus, dass dies eine Art Buy-In bewirkte. Da die Projektmitglieder sich auf die Anfangsprognose in vollem Bewusstsein einpegelten, floss am Ende von vielen ein Extra-Quentchen Anstrengung ein, um die Prognose wahr werden zu lassen.
- Zweitens konnte jedermann seine Prognose jederzeit ändern. Was die Mitglieder auch taten, nicht zuletzt um recht zu behalten und ihre Gewinnschancen im Wettbewerb zu verbessern.
- Drittens sahen alle Mitarbeiter, dass ihre Meinungen vom Management genau gehört wurden, da jede Prognoseänderung wie an der Aktienbörse im Kurschart sofort sichtbar wurde.
Greifbare Resultate
Das Management erhielt insgesamt ein hochsensibles, rund-um-die-Uhr aktuelles Warnsystem und behielt ständige Übersicht über den plangemäßen Gesamtfortschritt. Als einige Arbeitspunkte in Schieflage gerieten, konnte die Projektsteuerung viel schneller reagieren, um das Projekt wieder auf Schiene zu bringen.
Und nicht zuletzt profitierte das Unternehmen von einem IT-Projekt, das verblüffend fristgerecht fertig wurde.
Ein Schlusswort zur Vorsicht
“Management by Predictions” bedeutete nicht, dass wir die normalen Projektmanagement-Methoden vernachlässigten oder gar abschafften. Prognosemärkte funktionieren am besten, wenn soviel Information wie möglich einfließt, gesammelt und aggregiert wird. Eine gut diversifizierte Gruppe von Teilnehmern mit unterschiedlichen Blickwinkeln und Herangehensweisen ist höchst wichtig.
Der ROI der Methode ergibt sich aus der Verringerung der Prognosefehler und deren Folgekosten, dem Echtzeit-Feedback für das Management und den motivierenden Effekten für das Projektteam.
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